Se você pensar bem, a sua secretaria faz o pré-atendimento ao seu cliente, define a percepção de valor de seu serviço e estimula a venda.

Muito mais do que atender telefone ou acertar sua agenda, ela é a profissional que ajudará seu negócio a crescer. Sei que não é tão simples encontrar essa pessoa, que deve ser de sua total confiança e que tenha competência para exercer todas as suas funções. É por isso que vou tentar te ajudar, mostrando quais são as habilidades que uma secretária para consultório odontológico deve ter e como deve ser feita a contratação dessa profissional.

Quais as Funções de uma secretária?

Isso depende do perfil de sua clínica ou consultório, porém basicamente todas devem exercer as seguintes funções:

Atendimento ao paciente

Convenhamos que é impossível você atender seus pacientes no consultório, e ao mesmo tempo ter de recepcioná-los antes da consulta. Por isso eu digo que é essencial que uma secretária esteja a postos para o atendimento inicial dos pacientes e para dar orientações acerca de todo o processo. Esse primeiro contato com o paciente deve ser cuidadoso, pois, ao chegar para uma consulta, ele pode estar vulnerável ou em situação desagradável. Ela deve deixa-lo sempre a vontade, confortável e, principalmente sem dúvidas.

Organização da agenda

Sem dúvida essa tarefa não é simples, aliás eu considero essa tarefa a que exige mais dedicação e competência por parte de uma secretária. Ela precisa cuidar da logística para que todos os pacientes que desejam atendimento consigam tê-lo. A secretária é a responsável por controlar o fluxo de pacientes em seu consultório e ainda lidar com atrasos, faltas, reagendamentos e encaixes. Isso pode fazer uma enorme diferença em seu orçamento.

Assistência no trabalho odontológico

Algumas tarefas aparentemente simples poderiam atrasar bastante o seu trabalho se você mesmo tivesse que realizá-las. Ter uma secretária para te substituir nesses casos agiliza bastante o atendimento. Orientar os pacientes na realização de exames e com relação aos procedimentos que serão feitos, por exemplo, é algo que sua secretária pode fazer no seu lugar, basta treiná-la adequadamente pra isso. Lembre-se, quanto mais ela souber, mais ela pode te ajudar.

Quais as habilidades necessárias?

Contratar alguém com experiência é normalmente mais cômodo, porém não é fácil e nem barato encontrar alguém já pronto. O ideal é que sua secretária tenha cursos de formação na área e, de preferência, experiência na função, mas isso não é tudo. Porém o mais importante é atitude, dedicação e comprometimento com o sucesso da clínica ou consultório. Acredito que ter sensibilidade no trato com pessoas é fundamental nessa profissão. Uma secretária precisa ser simpática e delicada com seus pacientes.

Contratação de uma secretária para consultório ou clínica odontológica

É muito normal darmos preferência para contratar pessoas conhecidas ou indicações de parentes e amigos. Infelizmente essa é uma situação que eu não recomendo. O ideal é buscar uma empresa de recrutamento que encaminhará candidatas pré-selecionadas, dentro do perfil do que você precisa e seu papel será apenas escolher a que considerar mais adequada às necessidades de seu negócio. Isso evitará desgastes futuros e tornará o processo de contratação mais prático.

Aconselho também que você busque referências em trabalhos anteriores das candidatas, para confirmar se a profissional é recomendada ou não. Ligue para as empresas, se identifique e seja muito sincero, perguntado as qualidades da candidata e os motivos dela ter saído da empresa.

A última dica é:

Demore para contratar e seja rápido para demitir. Quanto mais tempo você investir no processo de contratação, maiores são as chances de você encontrar ótimos candidatos, porém, se ao contratar você perceber que não está indo bem, converse com ela, implemente ajustes, cobre mudanças e se mesmo assim não der certo, não demore em demitir.

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